Система персонифицированного учета

Общие правила заполнения и оформления входящих документов

Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению», (зарегистрировано в Минюсте России 23.09.2016, № 43797), внесены изменения в Инструкцию № 192п от 31.07.2006 в части перечня форм документов индивидуального (персонифицированного) учета и инструкции по их заполнению, которые вступили в силу с 08 октября 2016 года.

Плательщики взносов в ПФР и застрахованные лица заполняют входящие документы чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

Правила заполнения формы " Анкета застрахованного лица " ( АДВ-1 )

      Документ представляется в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.
      Документ заполняется лично застрахованным лицом, на основании документа, удостоверяющего личность (Справочник видов документов, удостоверяющих личность). Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации. Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица. Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет личной подписью и печатью организации.

     1. Фамилия, имя, отчество — указываются в именительном падеже (заполнять обязательно).

     2. Пол — указывается буква «М» или «Ж» (заполнять обязательно)

     3. Дата рождения — указывается следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. В случае если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения, например 31 июня, то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово «особое». В случае если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует месяц и/или день месяца рождения (например, «май 1940 года» или «1940 год»), то эта дата переносится в анкету застрахованного лица без изменений и в той же строке указывается слово «особое».

     4. Место рождения — заполняется по схеме: населенный пункт — район — регион — страна.
Для граждан, родившихся:

     — в столице или административном центре субъекта Российской Федерации, указывается наименование города (например: Москва, Киров, Казань) ;

     — в других городах — наименование города и субъекта Российской Федерации (например: Слободской, Кировская область);

     — в остальных населенных пунктах — наименование населенного пункта, района, субъекта Российской Федерации (например: Полой, Куменский, Кировская область; Ахметовка, Лабинский, Краснодарский край).

При этом:

     в строке город (село, дер.,..) указывается только название населенного пункта без указания типа населенного пункта, т. е. слова «город», «село», «деревня», «поселок городского типа», «поселок», «совхоз», «станица», «хутор» и т. п., а также их сокращенные обозначения не указываются;

     в строке район указывается название района без указания слова «район» или сокращения этого слова;

     в строке область (край., респ.,...) название области, края, республики указывается полностью, при этом слова «область», «край», указываются без сокращений. Автономные и союзные республики, автономные округа, автономные области указываются общепринятыми сокращениями: «АССР», «ССР», «АО» и т. п.;

     строка страна для бывших республик СССР не заполняется. В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в строке область (край, респ.,...).

     В случае если место рождения невозможно указать в соответствии с предложенной схемой, реквизит «Место рождения» заполняется следующим образом:
     после слов «Место рождения» на той же строке указывается слово «особое»;
     название места рождения разбивается на части, и каждая часть записывается на отдельной строке реквизита, при этом все составляющие указываются в именительном падеже в соответствии с документом, удостоверяющим личность застрахованного лица, включая тип населенного пункта и административного образования.

     5. Гражданство — указывается страна, гражданином которой является застрахованное лицо. Для формы АДВ-1 «Анкета застрахованного лица» заполнение поля «Гражданство» обязательно не только для иностранных граждан, но и для граждан РФ. При заполнении АДВ-1 граждане РФ должны указывать «Россия».

     6. Адрес регистрации и Адрес места жительства фактический — заполняются по схеме: индекс, страна, регион, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус, квартира

При этом:

    Элемент адреса страна для жителей России не заполняется. Если страна не Россия — остальные элементы адреса пишутся в произвольном виде.

     Для жителей России состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом для региональных центров наименования регионов могут не указываться. Для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт-Петербург, являющихся субъектами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент регион («МОСКВА Г» или «САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Г» соответственно), элемент район не указывается, а в элементах город и населенный пункт указываются внутригородские города и районы.

     Заполнение указанных элементов адреса производится только заглавными русскими буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается сокращенное наименование типа элемента, например: город Подольск записывается как ПОДОЛЬСК Г; поселок Победа — ПОБЕДА П; улица Строителей — СТРОИТЕЛЕЙ УЛ; бульвар Мира — МИРА Б-Р и т. п. Точки в конце сокращений не допускаются.

    При заполнении элементов адреса дом и корпус могут использоваться не только числовые, но и буквенные значения, а также символы «-» и «/» (для обозначения углового дома). В элементе дом может указываться владение, в элементе корпус — строение.

     7. Документ, удостоверяющий личность: вид документа — указывается наименование документа, удостоверяющего личность, на основании которого заполнена «Анкета застрахованного лица» (Справочник видов документов, удостоверяющих личность).
      серия и номер — указывается серия и номер документа, удостоверяющего личность;
      дата выдачи — указывается дата выдачи документа, удостоверяющего личность, заполняется следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ;
      кем выдан — при заполнении реквизита следует строго придерживаться названий районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты), допускается использование всех общепринятых сокращений.
      Дата заполнения анкеты застрахованного лица указывается следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ.

Правила заполнения формы " Заявление об обмене страхового свидетельства " ( АДВ-2 )

Документ представляется в территориальный орган ПФР в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица.
Документ заполняется в соответствии с правилами заполнения формы «Анкета застрахованного лица» (см. выше).

Страховой номер — указывается номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, содержащийся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования.

Ф. И. О., указанные в страховом свидетельстве: фамилия, имя, отчество указываются в именительном падеже. Новые анкетные данные: заполняются только изменившиеся анкетные данные. В случае, если изменилось Место рождения, то указываются все составляющие этого элемента.

Реквизит Пол заполняется обязательно.

Адрес регистрации и адрес места жительства фактический: заполняются обязательно оба адреса.

Реквизиты документа, удостоверяющего личность, указываются в соответствии с правилами заполнения формы «Анкета застрахованного лица».

Правила заполнения формы " Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства " ( АДВ-3 )

Документ представляется в территориальный орган ПФР в случае утраты застрахованным лицом страхового свидетельства или непригодности страхового свидетельства для использования.

Документ заполняется в соответствии с правилами заполнения формы «Анкета застрахованного лица» (см. выше).

Заполняются в обязательном порядке следующие реквизиты: Данные, указанные в страховом свидетельстве: Фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения;
адрес постоянного места жительства: адрес регистрации и адрес места жительства фактический (заполняются оба адреса);
документ, удостоверяющий личность: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан.

Заполняется страхователем (работодателем) — реквизит обязательный для заполнения при заполнении заявления о выдаче дубликата страхователем.

Обращаем внимание!!! Для форм документов АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства» и АДВ-3 «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства» поле Гражданство «Россия» (если не изменилось с момента заполнения АДВ-1) для граждан РФ не заполняется.

Правила представления входящих документов по регистрации застрахованных лиц в территориальные органы ПФР

Страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пакеты. В пакете документов допускается наличие не более 200 документов.

Пакет входящих документов может сопровождаться электронным представлением, содержащим информацию всех документов пакета.

Пакет документов сопровождается описью документов, передаваемых в ПФР (АДВ-6-1). Опись документов, передаваемых в ПФР, является неотъемлемой частью пачки документов.

Правила заполнения формы " Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР " ( АДВ-6-1 )

Реквизиты страхователя, передающего документы:

Регистрационный номер в ПФР — указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов в ПФР с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР;

ИНН, КПП — указывается идентификационный номер налогоплательщика работодателя и код причины постановки на учет;

Наименование страхователя (краткое) — указывается краткое наименование организации;

Количество документов в пакете — указывается количество документов в пакете соответствующего типа;

Номер пакета, присвоенный страхователем — указывается порядковый номер пакета документов, присвоенный страхователем (работодателем).

Опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Входящие документы по регистрации застрахованных лиц (формы АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3 ) вместе с описью документов (форма АДВ-6-1) вкладываются в скоросшиватель, на котором указывается информация по страхователю, представляющему документы в ПФР: наименование страхователя, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, наименование входящих документов. Пакет, содержащий документы по регистрации застрахованных лиц, не прошивается. На обороте пакета указываются контактный телефон.

Обращаем внимание, что согласно п.32 Инструкции № 473п от 01.06.2016 на описи пакета документов дополнительно указывается заверительная надпись, заполняемая страхователем (работодателем):

           Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пакет, состоящий из вышеприведенного числа форм, верно.

Анкеты для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования могут представлять как страхователи — работодатели, так и застрахованные лица самостоятельно. Для этого застрахованное лицо обращается лично в территориальный орган ПФР по месту жительства с документом, удостоверяющим личность (Справочник видов документов, удостоверяющих личность).

Анкета будет заполнена специалистами территориального органа ПФР в присутствии застрахованного лица.